Kertakäyttökulttuurista kiertotalouteen siirtyminen alkaa vähitellen näkyä vahvemmin toimitiloissakin. Kun työtavat ja työn luonne muuttuvat jatkuvasti, asettavat myös ne uusia vaatimuksia tilojen muunneltavuudelle. Tilojen tulisi elää yrityksen mukana ja tukea työn tekemisen tapoja. Joustavilla työtiloilla tuetaan myös kestävää kehitystä ja kustannustehokkuutta. Muunneltavuus ja työtilojen tuunaus tekevät vähitellen tuloaan toimitiloihinkin.

Työtilatuunauksella työtilat elävät ja kasvavat yrityksen mukana

Mittava remontti 5-10 vuoden välein, vanhat toimistokalusteet vaihtoon ja tilalle uusimpien trendien mukaiset kalusteet. Kuulostaa tutulta useissa yrityksissä. Tämä toimintamalli johtaa kuitenkin usein siihen, että samannäköisiin tiloihin ollaan sitten sitouduttu remonttien väliset 5-10 vuotta, koska remontti ”oli niin kallis, ettei tiloihin nyt vain voi enää investoida”.

Nykyajan nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä myös toimitiloilta aletaan kaivata enemmän joustavuutta. Kun puitteet ja rakenteet suunnitellaan oikein, tila ja pintaratkaisut voivat elää tarpeen ja tilanteen mukaan. Esimerkiksi modulaariset, siirrettävät huonekalut sekä erilaiset toiminalliset tilanjakajat ovat helposti liikuteltavissa ja muokattavissa tilanteesta toiseen. Kalusteita voi ja kannattaa kierrättää sekä hyödyntää pienellä tuunauksella ja ihan uudenlaisella twistillä. Vanhat kalusteet ovat useasti vankkaa ja hyvää tekoa. Ainoastaan väri saattaa olla kultaiselta pyökkikaudelta, joka ei ehkä tätä nykyä enää miellytä.

Toimitilalla rakennetaan myös yrityksen näkyvää identiteettiä

Toimitila on myös osa yrityksen näkyvää identiteettiä, joten sitä ei kannata suunnitella pelkästään funktionaalisesta näkökulmasta vaan huomioida myös tilan merkitys sen käyttäjille emotionaalisella tasolla.

Tilan viestiä sekä ilmettä pystytään suhteellisen helposti päivittämään yrityksen elinkaaren mukaan. Esimerkiksi henkilökunnan keittiö voi toimia perustoiminallisuuksien lisäksi yhteishenkeä vahvistavana kokoontumistilana jo pienilläkin muutoksilla. Vaihdettavilla tekstiileillä ja –teippauksilla saa paljon aikaan ja samaa tilaa voidaan näin käyttää eri tavoin eri tilanteissa.

Seuraavassa esittelemme kolme tehokasta tapaa tuunata toimistoa, kierrättää kalusteita ja luoda toimitilaan joko yrityksen identiteettiä vahvistavia elementtejä tai persoonallisia kohtaamispaikkoja.

1. Pöytien yliteippaus ja toiminnallinen hyödyntäminen

Tuunaamalla hyvät ja toimivat neukkarinpöydät uuteen uskoon, saadaan uudenlaista ilmettä ja samalla kalusteet toimivat viestipintoina sekä asiakkaille että työntekijöille. Jos pöytä esimerkiksi yliteipataan tulostetulla teipillä, on vain taivas rajana sille minkälaista viestiä, väriä tai kuvioita siihen saadaan. Teipit ovat helposti vaihdettavissa uusiin ja näin samaa toimivaa pöytää voidaan tuunata aika-ajoin uuteen uskoon, jolloin se elää yrityksen mukana. Tämä on varmasti pidemmän päälle halvempaa ja ainakin hauskempaa kuin investoida uusiin pöytiin. Pöytä voidaan myös pinnoittaa tussitaulumaalilla, jolloin se saa täysin uudenlaisen elämän toimimalla piirustusalustana.

2. Personoidut tekstiilit toimitiloissa

Toukokuun alussa pidetyissä graafisen alan Fespa –messuilla Hampurissa oli nähtävissä kasvava kangastulostuksen trendi ja väriteknologian kehittyessä yhä useammat tekstiilit ovat tulostettavissa digitaalisesti. Myös uusia innovaatioita syntyy jatkuvasti sekä materiaalien -että tulostimien kehittymisen myötä. Tämä mahdollistaa sen, että hyvin pieniäkin määriä uniikkeja tekstiilejä pystytään tulostamaan ja näin luomaan personoituja sisustuspintoja. Miksei siis toimitiloissakin hyödynnettäisi kotioloista tuttua käytäntöä vaihtaa esimerkiksi kevätverhot ja luoda ympäristöön aika ajoin uutta eloa ja kodinomaisuutta pienillä muutoksilla. Esimerkiksi tauko- ja aulatilojen tyynyjen päälliset voidaan tulostaa yrityksen logolla, tai vaikka arvoilla, jolloin niillä saadaan nopeasti luotua erilaisia tunnelmia.

3. Isoilla printtipinnoilla voi muunnella tunnelmaa tai kertoa esimerkiksi yrityksen historiasta

Perinteiset toimistot alkavat pikkuhiljaa väistyä persoonallisempien tilojen tieltä. Toimistoilta haetaan enemmän ainutlaatuisuutta ja toimitilojen personointi yrityksen näköiseksi onkin ollut nousussa jo pitkään. Usein tiloissa näkee hyödynnettävän yrityksen brändivärejä, mutta tarinankerronta voidaan viedä vielä paljon pidemmälle.

Yrityksen tarinan tulisi kulkea mukana tiloissa, jolloin tärkeää olisikin pohtia sitä näyttääkö toimitila yritykseltä. Tarinankerronnan ei tarvitse päättyä pelkästään huonekalujen valintaan, vaan viestipintaa voi hakea vaikka isoista printtipinnoista, joita voi sijoitella yllättäviinkin paikkoihin. WC -ovien sisäpinta on varmasti jokaisen työntekijän silmissä päivittäin ja pitkiä käytäviä voidaan hyödyntää esimerkiksi historiajanalla. Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Näin työtilojen kautta voidaan viestiä yrityksen tarinasta ja arvoista niin sisäisesti kuin myös kaikille tilassa vierailijoille.